Een nieuwe organisatiestructuur en -cultuur bij Casteleijn Stroopwafels
De lekkerste stroopwafels van de wereld? Die zijn van Casteleijn! Aldus de organisatie zelf.
Het familiebedrijf uit Bergambacht produceert al ruim 130 jaar (biologische) stroopwafels en stroopkoeken. De moderne industriële bakkerij maakt hoogwaardige kwaliteitsproducten, die in binnen én buitenland gretig aftrek vinden: haar traditionele Nederlandse zoetigheden worden verkocht in meer dan 50 landen.
Optimaal benutten
In 2017 is Casteleijn Stroopwafels gestart met de implementatie van een nieuw productiepakket. “We waren er tevreden mee, maar kregen ook de indruk dat we er nóg meer uit konden halen. Zodoende zijn we in 2019 in gesprek gegaan met Mens & Techniek 4.0.” vertelt Chief Financial Officer (CFO) Martijn Zaal. Hieruit ontstond het traject ‘Castelijn 2.0’. Met als doel om het nieuwe productiepakket optimaal te benutten en hiermee de organisatiestructuur én- cultuur van Casteleijn toekomstbestendig te maken.
360 graden scan
Als startpunt van het traject vond er een 360 graden scan plaats, waarmee het verbeterpotentieel van Casteleijn in kaart werd gebracht. “Hieruit bleek dat de problemen niet zozeer in het nieuwe systemen zat, maar de organisatie eromheen.” vertelt Martijn. “Het advies luidde om nauwlettend te kijken naar onze productie: Welke mensen zijn er écht nodig aan de lijn? Wie levert meerwaarde aan het product? En: om op basis hiervan functieprofielen te ontwikkelen.”
Een nieuwe structuur
Om dit te realiseren, werd de organisatie op strategisch niveau opnieuw uitgetekend. “We zijn begonnen met een blanco papier. Hierop hebben we de ideale situatie geschetst: met een nieuw organogram en hernieuwde functieprofielen brachten we alle taken en verantwoordelijkheden in kaart. Hier zijn we gestart met het hart van de organisatie “de productie”. Hierbij was het ons doel om de organisatie zo te structureren, dat we optimaal samenwerken en gebruikmaken van data vanuit de productiesystemen.” legt Martijn uit.
In de nieuwe organisatiestructuur staan alle taken op papier: zwart op wit. Dit voorkomt extra werk en zorgt ervoor dat Casteleijn optimaal kan produceren. “Dit zorgde voor verheldering. In de oude situatie was het namelijk niet altijd duidelijk wie wat deed. Dit zorgde af en toe voor verwarring. Een praktisch voorbeeld: als de geproduceerde pallet met producten vol is, moet deze worden afgevoerd en getransporteerd. De vraag was voorheen: Wie is daar nou voor verantwoordelijk? Een operator die aan de lijn staat? Of iemand van logistiek? Soms deed de één het, soms de ander. Beide medewerkers stonden daarvoor klaar, terwijl dit in feite onnodig is. Nu is daar geen sprake meer van.” aldus Martijn.
Borgen in cultuur
Met de nieuwe structuur en bijbehorende strategie vastgesteld, was het tijd voor de uitvoering. Want plannen op papier zijn mooi, maar hoe breng je ze tot leven op de werkvloer? En: hoe zorg je ervoor dat ze deel uit maken van je organisatiecultuur, zodat je blijvend resultaat oogst?
In samenwerking met Mens & Techniek 4.0 heeft Casteleijn daar verschillende middelen voor ontwikkeld. Een belangrijke hiervan is de bordenstructuur, waarin strategische doelen vertaald worden naar praktische targets op de werkvloer. “Met de bordenstructuur monitoren we de voortgang van onze strategie. Ook is het een belangrijk instrument om medewerkers mee te nemen in ontwikkelingen: Het maakt strategische plannen tast- én zichtbaar. Ze zien dat er iets gebeurt, raken actief betrokken en worden enthousiast.” vertelt Martijn.
Continue verbeteren
Als je iets nieuws wil realiseren binnen je organisatie, moet je er ook voor zorgen dat je het ‘oude’ een halt toe roept. “Terugkerende problemen grijpen we aan als kans om onze processen verder te optimaliseren. De nieuwe structuur en functieprofielen dienen hierin als handvatten: Duidelijke regels en afspraken maken het makkelijker om elkaar aan te spreken op dingen die misgaan of beter kunnen. Hiermee creëren we een open en veilige organisatiecultuur waarin leren en ontwikkelen centraal staat.”
Waardevolle samenwerking
De samenwerking met Mens & Techniek 4.0 heeft Martijn als positief ervaren: “Wat ik bijzonder vind, is dat er écht maatwerk geboden werd. Hierdoor zijn we in de gelegenheid geweest om de plannen eigen te maken, passend bij Casteleijn. Dit zorgt voor draagvlak, eigenaarschap en uiteindelijk een succesvolle implementatie: We werken nog elke dag met de tools die we van Mens & Techniek 4.0 aangereikt hebben gekregen.”